Begravningsärendet

Begravningsärendet

Begravningsärendet 

Nedan följer en genomgång av begravningsärendets uppbyggnad. 

Avliden 

Här hittar du alla uppgifter om den avlidne. Alla fält på denna flik kan redan ha fyllts i via Ärendeguiden. Om du vill så kan du enkelt ändra eller komplettera uppgifter på denna flik. Klicka sedan på knappen spara. 

Beställare

De uppgifter som fylldes i ärendeguiden finns nu här. I denna flik kan du även lägga till andra beställare. 


Blommor

På denna flik hanterar du alla ärendets blombeställningar, oavsett om det ska faktureras till dödsboet eller betalas på annat sätt. Tanken är att en akt i systemet ska innehålla alla uppgifter om begravningen. Så även om blomman ska betalas kontant så ska den läggas in här. 

När en ny beställare / kund har beställt blommor så klickar du på knappen Ny kund för att skapa en helt ny beställning. Då öppnas en ny sida där du matar in alla uppgifter om blommorna i beställning. En blombeställning kan innehålla ett obegränsat antal blommor av olika typer. Exempelvis fem handbuketter, en krans och en hög kistdekoration. I det sista steget av blombeställningen väljer man vem som beställt blommorna, vilken florist som ska användas och vem som ska betala. När blombeställningen är skapad så kan den skickas till floristen direkt via Bitnet. Floristen får då ett mail som de bekräftar med ett knapptryck. 

Arbete

Fliken arbete fungerar som en loggbok. Klicka på knappen “lägg till”, fyll i valfri rubrik och text i rutan. Om du vill så kan du anteckna arbetstid, kostnad och välja en artikel som ska följa med på fakturan. Prata med den som är administratör på byrån om det är oklart om eller hur ni ska använda denna funktion. 


Utskrifter 

Här hittar du alla dokument och blanketter som ni skriver ut eller mailar i samband med en begravning. Här ska alla era mallar finnas tillgängliga så att ni enkelt och snabbt kan ta ut den information ni behöver dela med er av till exempelvis kund, församling, präst och solist. Systemet kommer att hämta uppgifter från ärendet och fylla på dokumentet med dessa uppgifter. Detta betyder att du oftast inte kommer att behöva fylla i någonting för hand i dessa dokument. Om man har fyllt i uppgifterna i ärendet så ska det följa med ut på dokumenten. Blanketterna kan skrivas ut eller mailas. Klicka på blanketten för att skriva ut den, för att maila klicka på maila-ikonen. 
​​​​

Annonser

Under fliken Annonser kopplar du ihop ärendet i Bitnet med annonsen i Timecut. Du kan själv välja om du vill skapa annonserna innan du lägger in ärendet i Bitnet eller om du hellre lägger upp ärendet i Bitnet först för att sen skapa annonserna i Timecut. Vanligtvis skapas annonserna under kundbesöket för att sedan kopplas ihop med ärendet i Bitnet innan man tar ut en prisuppgift. 

Koppla med befintlig annonsakt

Om du eller någon annan redan har skapat annonserna tidigare så kan du koppla ihop dem med ärendet genom att klicka på knappen Hämta befintlig akt. En ny ruta öppnas upp där du kan välja från en lista på akter i Timecut att koppla med. Välj rätt akt och spara. 

Skapa ny annonsakt

Om annonserna inte är skapade så kan du klicka på knappen Skapa akt i Timecut. Då öppnas Timecut upp så att du kan börja skapa annonserna. Akten i Timecut blir direkt kopplad till Bitnet och alla ändringar du gör i Timecut kommer att skickas över automatiskt. 

Välj fakturamottagare

När du har kopplat ihop Akten i Timecut med Ärendet i Bitnet så ska alla annonser laddas in under Annonsfliken. För att välja fakturamottagare på annonserna så klickar du på knappen Välj Fakturamottagare. Allt som faktureras till dödsbo hamnar automatisk på fakturafliken. 

Övrigt

Denna flik finns till för att ni på byrån själva ska kunna lägga till fält och kryssrutor som ni vill ha i systemet. Anpassa denna flik efter behov så att ni alltid kan fylla i all information som ni samlat upp under kundbesöket. Exempel på fält som ni kan lägga här är fotografering, själaringning och tacksägelse. Vanligtvis så har vi redan hjälp er att anpassa denna flik innan ni börjar använda systemet men om ni vill ändra eller lägga till något kan ni prata med den som är administratör på byrån eller kontakta vår support så hjälper vi er. 

Logg

Loggfliken ger dig en inblick i vad som har hänt i begravningsärendet. Exempelvis vilka mail som har skickats. Blombeställningar som ni skickat till floristen. Gäster som lagts till på anmälningslistan till minnesstund osv. Om du undrar när något gjordes eller av vem så är detta ett bra ställe att börja titta. 

Transport

Här rapportar du in en ny transport I Bitnet. Här väljer du även kista, urna, klädsel osv. 


Förtäring 

Fliken förtäring används för att hålla reda på uppgifter om minnesstunden och vilka som har anmält sig. Klicka på knappen Ändra för att lägga till datum, plats för minnesstunden och ansvarig cateringfirma. Använd rutan Övrigt för att ange mat och dryck. Klicka sedan på Spara. 

Du kan även lägga till en ny gäst genom att fylla i uppgifter så som namn, telefon, kost och antal. 


Skriva ut och maila gästlistan 

I högra hörnet av den lista där alla anmälda hamnar finns det en utskriftsikon (skrivare) och en ikon för mail. Klicka på ikonen för mail så öppnas en ny ruta upp där du kan välja mottagare för mailet, skriva ett meddelande och sen skicka iväg mailet. Mailet kommer att skickas från vår server till mottagaren. För mottagaren kommer det stå att mailet kommer från din e-post. 

Begravningsakt

Fliken Begravningsakt visar information om ceremonin och vilka som kommer att närvara i form av representant från byrån och personal (präster, solist, organist m.fl.) Mycket av denna information följer med från Ärendeguiden med det är bra att dubbelkolla så att alla uppgifter stämmer. 

Kryssrutan Hemlig används när man vill markera att ingen information får lämnas ut om begravningen. 

Gravsättning

På fliken Gravsättning så visas information om vilken typ av gravsättning det är. När och vart den äger rum och om den ska ske i samband med ceremonin. Man kan även ange vilken gravplats som skall användas. 


Varningar

Varningarna är en av de viktigaste funktionerna i Begravningsärendet och det är därför denna flik öppnas först varje gång du öppnar ett Begravningsärende. Det är med hjälp av varningarna som du får fullständig koll på vad som är gjort och vad som ska göras inför begravningen. Varningarna ligger i en förbestämd ordning och fungerar likt en checklista där du bockar av det som är gjort, tar bort det som inte behövs och lägger till mer varningar när något nytt behöver göras. 

Ett bra sätt att jobba med varningarna är att alltid börja med att bocka av det som är gjort direkt när ärendet skapats och att sen komma tillbaka till denna flik så fort du gjort något nytt. För att varningarna ska bli så effektiva som möjligt är det viktigt att alla på byrån använder denna funktion och att man alltid går in och bockar av det som är gjort. 


Program

Programfliken är ett verktyg för dig att enkelt notera vilka psalmer, sånger och musikstycken som kommer att spelas och sjungas under begravningen. Skriv en programpunkt till vänster och vilken psalm eller musik det ska vara till höger. Den som är administratör på byrån kan ändra den mall som används för programpunkterna i era inställningar. 


Faktura

Fakturafliken är den flik där ärendets prisuppgift visas. Här samlas blommor, annonser, transporter, kista och urna från de olika flikarna. Allt som ni har angett ska betalas av dödsboet begravningsärende ska finnas på denna flik. 

Vanligtvis så behöver man lägga till fler artiklar på fakturan innan den är klar att skickas till kund. Använd rutan ”sök / lägg till” i högra hörnet av denna flik för att söka och lägga till från ert artikelregister. 
Klicka på artikelns namn för att ändra pris, antal och namn på artikeln. Kom ihåg att annonser, transporter, blommor, kista & urna ska ändras från respektive flik och inte direkt från fakturafliken. 

    • Related Articles

    • Videomöte/telefonmöte som kalendertyp

      Beskrivning   Byrån kan nu lägga in två nya sätt att boka möte på - telefonmöte och videomöte. Dessa två olika mötestyper kommer att synas i kalendern under förkortningarna TM (telefonmöte) och VM (videomöte). I begravningsärendet kommer man kunna se ...
    • Streamad begravning

      Många begravningsbyråer erbjuder nu livestreaming av begravningsceremonier, nu kan du lägga till denna information i Bitnet.  Beskrivning   Begravningsbyrån kan nu synliggöra att ett begravningsärende ska streamas. Att ett begravningsärende ska ...
    • Lägga till varning på ett begravningsärende

      Beskrivning  Denna guide beskriver hur du som användare lägger in en varning på ett enskilt ärende.    Hantering 1. Gå in på fliken varningar i begravningsärendet det gäller 2. Klicka på den gröna knappen som har namnet Lägg till 3. Välj varningen ...
    • Översikt

      Översikt Startsida - de tre rutorna  Det första du ser när du loggar in i Bitnet är de tre rutorna: kalendern, alla begravningar samt varningar.  Kalendern Här ser du det du är ansvarig för samt det som samtliga på byrån behöver se. Du kan växla i ...