Skapa ett nytt begravningsärende

Skapa ett nytt begravningsärende  

Det finns flera sätt att lägga in ett nytt begravningsärende i Bitnet. Vilket av dessa sätt som passar bäst beror helt på hur begravningen är utformad och i vilket steg som du har påbörjat hanteringen av begravningen.

Introduktion 

Den funktion som du kommer att använda dig av när du lägger in nya begravningsärenden i systemet kallas för Ärendeguiden. Denna guide används för att på en ett enkelt sätt ta de uppgifter man samlat in under kundbesöket och spara dessa i systemet. Ärendeguiden kan även användas för att förbereda inför ett kundbesök genom att börja lägga in en del av uppgifterna och sen komma tillbaka vid ett senare tillfälle för att komplettera och slutföra Ärendeguiden. Begravningsärenden som man lägger in i förväg och fortsätter med senare kallas för Påbörjande registreringar.

Översikt av steg

Här är en kort översikt över de delar som utgör Ärendeguiden. Vi kommer att gå igenom varje steg i mer detalj längre fram i guiden.

1. Personnummer: Här fyller du i den avlidnes personnummer. 

2. Avliden: Här matar du in uppgifter om den avlidne.
3. Beställare: Här matar du in uppgifter om huvudbeställaren. 
4. Begravning: Här matar du in uppgifter om ceremoni och gravsättning. 
5. Begravning forts: Här väljer du kista och urna. 
6. Övriga fält: 
7. Kontor: Välj byrå och vem som ansvarar för begravningen.

Personnummer 

Den första informationen du anger när du ska skapa ett nytt begravningsärende via Ärendeguiden är den avlidens personnummer. Personnumret ska formateras enligt följande: ÅÅÅÅMMDD-XXXX (exempel: 19540425-1234)

Det går att fortsätta utan personnummer, du behöver då bara ange födelsedatumet. Bitnet är kopplat mot SPAR (Statens Personadressregister) för automatisk inhämtning av personuppgifter. Det görs även en sökning i Dokumentbevakningen för att se om det finns ett testamente eller andra dokument som kan behöva tas fram av er. När man har fyllt i personnumret och gått vidare med Ärendeguiden till nästa steg så kommer man att få en varning om det finns dokument i dokumentbevakningen att hämta ut.

Avliden 

I steg två av Ärendeguiden fyller du i den avlidnes uppgifter. Om några uppgifter har hämtats från SPAR (Statens Personadressregister) så bör du kontrollera att dessa stämmer. De flesta av fälten i detta steg är obligatoriska men det betyder inte att du måste fylla i allt nu. Alla uppgifter som fylls i sparas automatiskt och ni kan alltid lämna Ärendeguiden och fortsätta vid ett senare tillfälle.

Beställare

I detta steg fyller du i huvudbeställarens uppgifter, alltså den person som beställt begravningen. Om man behöver lägga in fler kontaktpersoner, fakturamottagare eller liknande så gör du detta när Ärendeguiden har slutförts och ärendet är skapat. Om beställaren har samma adress som den avlidne så kan du med fördel klicka på knappen ”Samma adress som avliden” för att kopiera över den avlidnes adress. Knappen ”Boka besök” kan du använda för att direkt från Ärendeguiden boka in ett besök i kalendern.

Begravning

I detta steg fyller du i uppgifter om ceremonin, minnesstund och gravsättningen. Flera av dessa fält och listor hämtar sitt innehåll från Adressregistret. Exempelvis kyrkor, lokal för minnesstund, serveringsansvariga och kyrkogårdar.

Begravning forts. 

Här fortsätter du att fylla i uppgifter om begravningen. Listorna för kistor och urnor hämtas från ert register. Detta register kan den som är administratör på byrån ändra och anpassa efter behov.

Övriga fält

Detta steg finns till för att ni på byrån själva ska kunna lägga till fält och kryssrutor som ni vill ha i systemet. Anpassa denna flik efter behov så att ni alltid kan fylla i all information som ni samlat upp under kundbesöket. Exempel på fält som ni kan lägga här är fotografering, själaringning och tacksägelse. Vanligtvis så har vi redan hjälpt er att anpassa denna flik innan ni börjar använda systemet men om ni vill ändra eller lägga till något kan ni prata med den som är administratör på byrån eller kontakta vår support så hjälper vi er. 

Kontor

I sista steget av Ärendeguiden så väljer du vilket kontor som ansvarar för begravningen och vem som är ansvarig. I detta steg kan du även koppla en annons från Timecut eller skapa en annons som sedan kopplas till ärendet i Bitnet. När du har klickat på knappen “slutför” sparas ärendet och finns nu på startsidan i Bitnet. 

• Related Articles

• Användare behöver nytt lösenord

  Beskrivning Denna guide beskriver hur användare får ett nytt lösenord. Viktigt att veta Administratören på byrån kan ta fram ett nytt lösenord till användaren genom att gå till administration > administration > användare. Klicka sedan på hänglåset ...

• Radera ett ärende i Bitnet

  Beskrivning Följ denna guide om du som användare vill radera ett begravningsärende i Bitnet. Viktigt För att kunna ta bort ett ärende i Bitnet så behöver man vara administratör. När ett ärende har raderats så går det inte att få tillbaka igen. ...

• Nytt pris på artiklar följer inte med på fakturan

  Beskrivning Användare har ändrat pris på artiklar i artikelregistret, men dessa följer inte med på fakturan. Det beror på att byrån har en fast ärendemall med artiklar, vilket betyder att artikeln behöver raderas och läggas in på nytt i ärendemallen ...

• Skapa basärende

  Beskrivning När du skapar ett nytt juridikärende i Bitnet så kan du välja om ärendet ska vara ett basärende eller ett standardärende. Basärende är ett ärende som endast innehåller en grupp (exempelvis testamente) och där faktureringskostnaden ...

• Återställ flikarna i ett begravningsärende

  Beskrivning Denna guide beskriver hur du som användare återställer flikarna i ett begravningsärende efter att de duplicerats eller hamnat i oordning. Hantering 1. Gå till administration > mina uppg. 2. Klicka på knappen Återställ flik ordning Klicka ...