Integration PowerOffice

Manual - Integrasjon til PowerOffice

Integrasjon til PowerOffice

Ved å koble Bitnet til PowerOffice, blir fakturaene dine automatisk flyttet til PowerOffice så snart de er opprettet i Bitnet – klare, booket og uten mellomledd. Du får en automatisert flyt av økonomi og sparer dermed tid og penger. Denne manualen beskriver hvordan etatens administrator aktiverer tilkoblingen, hvordan tilkoblingen fungerer og hvilke funksjoner som er tilgjengelige.

Viktig!
  1. Du må ha administratorrettigheter i Bitnet for å aktivere tilkoblingen.
  2. Dine MVA-kontoer og MVA-verdier i Bitnet må samsvare med de i PowerOffice.
  3. Sjekk at fakturanummerserien i Bitnet stemmer overens med de som ønskes i PowerOffice.
  4. Kundenummerserien i Bitnet skal ikke være høyere enn det som er tillatt i PowerOffice.
  5. Hver undergruppe i Bitnet må ha sin egen klientnøkkel fra PowerOffice

Kom i gang

Få applikasjonsnøkkel i Bitnet

  1. Logg på Bitnet
  2. Gå til menyen og velg>Administrasjon>Datadeling
  3. Kopier Bitnets applikasjonsnøkkel under PowerOffice som regnskapssystem.

Legg til utvidelse i PowerOffice

  1. Logg på PowerOffice og gå til Innstillinger>Utvidelser
  2. Klikk "Legg til utvidelse"
  3. Velg "Egendefineret" i rullgardinlisten
  4. Lim inn applikasjonsnøkkelen fra Bitnet 
  5. Kopier klientnøkkel fra PowerOffice
  6. Klikk OK.
NB!
PowerOffice lagrer ikke klientnøkkelen og den er maskert av sikkerhetsgrunner. Hvis du har mistet nøkkelen, må du slette utvidelsen, legge den til på nytt og levere en ny nøkkel til tredjepartssystemer.

Innstillinger>Utvidelser i PowerOffice


Aktivere integrasjonen i Bitnet
  1. Logg på Bitnet
  2. Gå til menyen og velg>Administrasjon>Datadeling
  3. Kryss av for "PowerOffice som regnskapssystem"
  4. Klikk på "Lagre"-knappen
  5. På raden "Klientnøkkel" Lim inn klientnøkkelen som du lastet ned tidligere fra PowerOffice
  6. Kryss av for innstillingene du ønsker
  7. Klikk på "Lagre"-knappen
  8. Ferdig!

Administrasjon>Datadeling i Bitnet


Instillinger og bruk

Ansattelseskode

Aktiver denne innstillingen hvis du ønsker en forbindelse mellom de ansatte i Bitnet og PowerOffice.
  1. Gå til menyen i Bitnet og velg Administrasjon>Datadeling
  2. Under overskriften PowerOffice som regnskapssystem kryss av "Ta med Ansatsnr ved eksport av fakturaer. Dette legges inn for hver ansatt under administrasjon, og er alltid et heltall".
  3. Logg på PowerOffice Gå til "Brukere" Kopier nummeret for gjeldende bruker under kolonnen "Ansattnr." (hvis det ikke er et nummer, lag et) PowerOffice som regnskapssystem
  4. Gå tilbake til Bitnet
  5. Gå til menyen og velg Administrasjon Klikk på "Brukere" i overskriften
  6. Klikk på gjeldende bruker
  7. Skriv inn samme nummer som i PowerOffice under "Ansettelsesnr. (PowerOffice)"
  8. Gjenta prosessen på de ønskede ansatte.


Brukere i PowerOffice
 

Administrasjon>Brukere i Bitnet.

Automatisk eksport

Aktiver denne innstillingen hvis du ønsker automatisk eksport av fakturaer til PowerOffice.
  1. Gå til menyen i Bitnet og velg Administrasjon>Datadeling
  2. Under overskriften PowerOffice som regnskapssystem krysser du av for "Eksporter automatisk nye fakturaer til PowerOffice".
Vi anbefaler at du med jevne mellomrom ser gjennom listen og ser om det er noen fakturaer som ikke kunne eksporteres. Fakturaer som av en eller annen grunn ikke kan eksporteres automatisk vil havne under Økonomi>Ikke eksporterte fakturaer.

Inkluder fakturaspesifikasjon

Overfør en kopi av fakturaspesifikasjonen til PowerOffice (men ikke selve fakturaen).
  1. Gå til menyen i Bitnet og velg Administrasjon>Datadeling
  2. Under overskriften PowerOffice som regnskapssystem krysser av for "Send med fakturaspesifikasjon ved eksport til PowerOffice".

Avdelingskode

Send med avdeling for faktura. Avdeling settes for hver etat i administrasjonen.

For at dette skal fungere, følg disse trinnene:
  1. Sjekk at du har lagt inn avdelinger i PowerOffice under Installasjoner>Avdelinger.
  2. Gå til Bitnet
  3. I Bitnet-menyen velger du Administrasjon>Datadeling
  4. Under overskriften PowerOffice som regnskapssystem kryss av Send med avdeling for fakturaer. Avdeling settes for hver byrå i administrasjonen".
  5. Klikk "Synkroniser avdelinger", avdelingene i PowerOffice skal nå ha blitt overført til Bitnet
  6. Gå til menyen i Bitnet og velg Administrasjon
  7. Velg "Byrå" i overskriften
  8. Klikk på hvert kontor og velg riktig kontor under "Ekstern avdeling".


Administrasjon>Byrå i Bitnet

Hvordan verifisere kontoplanen

Som nevnt i begynnelsen av denne manualen skal kontoplanen i Bitnet samsvare med kontoplanen i PowerOffice.

Slik sjekker du dette:
  1. Gå til menyen i Bitnet og velg Administrasjon>Kontoplan 
  2. Klikk på "Valider kontoplan"-knappen for å sjekke at kontoene i Bitnet også er i PowerOffice og at informasjonen er korrekt.
Dersom all informasjon ikke er korrekt, må du justere slik at all informasjon er lik i Bitnet og PowerOffice. I PowerOffice finner du kontoplanen under Innstillinger>Kontoplan.

Administrasjon>Kontoplan i Bitnet


Innstillinger>Kontoplan i PowerOffice

Manuell eksport av fakturaer

  1. Hvis du fakturerer manuelt eller om en automatisk fakturaeksport har mislyktes, havner disse under Økonomi>Ikke eksporterte fakturaer.
  2. Ved å klikke på symbolet som representerer et rødt øye vil fakturaen skjules fra denne visningen.
  3. Klikk på den grønne "Eksporter alle"-knappen. Hvis eksporten var vellykket, finner du den i PowerOffice under Fakturaer>Ubetalt.
Hver natt vil Bitnet utføre en sjekk for å se om alle eksporterte fakturaer som ikke er betalt faktisk har mottatt noen betalinger og utfører oppdateringer i denne forbindelse.




Økonomi>Ikke eksporterte fakturaer i Bitnet


Fakturaer>Ubetalt i PowerOffice


Manglende produkter/varer

Under eksport, hvis et gitt produkt/element ikke er i PowerOffice, vil det synkroniseres fra Bitnet til PowerOffice. Produktnummeret vil være "B-" + [vare-ID], f.eks. B-7720 for å klargjøre at produktet faktisk er fra Bitnet. Disse produktene kan sees i produktregisteret i PowerOffice.

Vær oppmerksom på at produkt-/vareprisen alltid bestemmes fra Bitnet under en eksport. Derfor, hvis kunden eksporterer en faktura slik at et produkt med nummeret "B-1234" opprettes i PowerOffice, så endrer prisen på produktet i PowerOffice, men IKKE i Bitnet, vil produktprisen i Bitnet fortsatt bli brukt i fremtiden fakturaeksport, for fakturalinjene.


Produktregisteret i PowerOffice


    • Related Articles

    • Delfakturering av ärende i Bitnet (A conto-fakturering)

      När ceremonier skjuts fram så kan det vara aktuellt att delfakturera ett ärende, exempelvis annonser, kistan, urnan och transporter. Observera att Bitnet inte ansvarar för eventuella fel som kan uppkomma i fakturering/bokföring på grund av ...

    • Lägga in ny artikel

      Beskrivning Guiden beskriver hur administratör på byrån lägger in en ny artikel i artikelregistret. Viktigt! Endast den som har administratörsrättigheter i Bitnet kan lägga in nya artiklar. Bitnet kan inte hjälpa till med vilket konto och moms ...

    • Finn brukernavn og passord som er lagret i nettleseren

      Beskrivelse Denne veiledning beskriver hvordan brukere finner brukernavn og passord som er lagret i nettleseren. Ledselse Google Chrome 1. Klikk på menyknappen (tre prikker) i øvre høyre hjørne 2. Velge Innstillinger 3. Klikk deretter på Autofyll 4. ...